Büro 4.0 – digitale Transformation verändert viel

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt ist Veränderung an der Tagesordnung. Digitale Tools, andauernde Erreichbarkeit und die Erwartungshaltung, bei Fragen jederzeit vom Gegenüber eine Antwort zu erhalten, verändern die bekannten Muster der Zusammenarbeit. Zu diesen gehören neben sich immer weiter etablierenden innovativen Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodellen vor allem das richtige Mindset, mehr Offenheit, Vertrauen und neue Führungsstile.

Digital Leadership – auch in der Führung muss etwas passieren

Häufig nehmen wir den Wegfall starrer Hierarchien schon jetzt wahr. Aber was heißt eigentlich Digital Leadership? Und warum ist diese in der heutigen Arbeitswelt so wichtig? Eines der Kernelemente ist der partizipative Führungsstil.
Da ich als Führungskraft nicht mehr alles kontrollieren kann, bin ich gezwungen, meinen Mitarbeitern zu vertrauen. Im Idealfall bin ich in der Lage, meine Mitarbeiter einzubinden und sie zu motivieren, sich in das Unternehmen oder das Projekt einzubringen. Vertrauen und Offenheit stehen im Gegensatz zu der Kontrolle, die sowieso nur bedingt ausgeübt werden kann. Wer nicht weiß, was er tun soll, kann auch nicht zum Erfolg beitragen. Ich muss meine Mitarbeiter befähigen, eigenständig die richtigen Entscheidungen zu treffen und das gemeinsame Ziel erreichen zu wollen. Dazu muss ich Wissen teilen, eher als Sparringspartner fungieren und meine Mitarbeiter auf der Reise zum gemeinsamen Ziel als Partner mitnehmen.

Dezentrale Teamstrukturen – wie viele Regeln brauche ich?

Wir arbeiten nicht mehr alle zusammen und zur gleichen Zeit. Doch wie stelle ich als Führungskraft sicher, dass die reibungslose Organisation des Teams gewährleistet bleibt? Dass Ziele pünktlich und in zu erwartender Qualität erreicht werden, also nicht jeder macht, was er will? Neben vielen Tools und Cloudservices zu Zeiterfassung, Collaboration-Plattformen zwecks Austausch oder dem gemeinsamen Server braucht es an dieser Stelle klare Regeln. Auch bei freier Zeiteinteilung muss eine Anwesenheit und Erreichbarkeit abgesprochen sein. Der digitale Austausch alleine reicht nicht aus, um zum Beispiel ein Teammeeting zu ersetzen.
Mit Blick auf die Start-up-Welt und Generation Y und Z ist dem Wunsch nach Arbeiten ohne Führung und mit totaler Selbstorganisation also lieber nur bedingt nachzukommen. Damit diese Art der Zusammenarbeit funktioniert, muss ich mich als Führungskraft verlässlich darauf einstellen können, dass jeder weiß, was er wann und mit welchen Arbeitsmitteln zu tun hat.

Kontrolle ist gut – Vertrauen ist besser

Dabei werden Fehler passieren – eine offene Fehlerkultur ist gefragt. Entscheidend ist insbesondere dann meine Haltung als Führungskraft. Ich muss meine Mitarbeiter befähigen, eigenständig die richtigen Entscheidungen zu treffen und das gemeinsame Ziel in einem veränderten Arbeitsumfeld nicht aus den Augen zu verlieren. Jede sich rapide fortentwickelnde Organisation wird sich auch über Fehler dem Ziel nähern. Eine in die Abläufe integrierte offene Fehlerkultur kann den gemeinsamen Lernprozess optimieren.

Tipps zur virtuellen/dezentralen Zusammenarbeit und Führung

1. Vertrauen in meine Mitarbeiter, das Richtige zu tun
2. Fehler zulassen und daraus lernen
3. Offen, aber auch direkt kommunizieren: Aufgaben verständlich und mit erkennbarem Ziel und, wenn nötig, Deadline delegieren
4. Klare Regeln zur Zusammenarbeit aufsetzen: Zeiten, Pausen, Erreichbarkeiten und Verantwortlichkeiten
5. Eventuell Tools zu digitalem Projektmanagement oder Tasklisten einsetzen – hier einige Empfehlungen:
   a. www.asana.com
   b. www.wunderlist.com
   c. www.taskworld.com
   d. www.podio.com

Im nächsten Beitrag lesen Sie: Büro 4.0 – papierlos, weil digital

Die Expertinnen der Reihe Büro 4.0

Anja Hahn
Anja Hahn ist Gründerin und Inhaberin der Firmen office position und smartoffice concept. Beide Dienstleistungsunternehmen sind spezialisiert auf die Themen Office-Management, Büro-Organistaion, Executive Virtual Assistant Services und Personalvermittlung im Assistenzbereich. Neben Lehrbuchmethoden zur Organisation hat Anja Hahn zahlreiche Erfahrungen auf verschiedenen Hierarchieebenen und in unterschiedlichen Unternehmensgrößen im operativen Assistenz- und Sekretariatswesen gesammelt. Seit zehn Jahren unterstützt und berät sie mit Ihrem Team nun sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, als auch viele Freiberufler in allen Belangen eines organisierten und gut besetzten Backoffices.

Ina Schwiening
Ina Schwiening ist Gründerin und Inhaberin der Firmen Sekretariatservice Hamburg und smartoffice concept. Beide Dienstleistungsunternehmen sind spezialisiert auf die Themen Office-Management, Bürostrukturierung und -organisation sowie Personalvermittlung im Assistenzbereich. Ihre jahrelangen Erfahrungen als Vorstandsassistentin mit Führungsverantwortung für Assistentinnen und im Bereich Personalentwicklung nutzt Ina Schwiening seit 2007, um ihre Kunden in allen Bereichen rund um das Büro zu unterstützen und zu entlasten. Darüber hinaus strukturiert sie in selektierten Privathaushalten die Buchhaltung und die Organisation der privaten Finanzen.

Fotos: © office position

Kategorien: Entscheider, Hamburg arbeitet, Unternehmenslust

Schlagworte: Anja Hahn, Checkliste, dezentrale Teams, Digital Leadership, digitale Transformation, Führungskraft, Ina Schwiening, office position, partizipative Führungsstil, Projektmanagement, smartoffice concept, Tools