Urlaubsvertretung – Teammitglieder auf Zeit

Urlaub muss sein. Doch Sie wollen die freie Zeit über nicht ständig mit den Gedanken im Büro sein und grübeln, ob alles läuft? Kein Problem! Mit fitten Assistentinnen sind beste Voraussetzungen geschaffen, damit Sie auch mal wirklich abschalten können.

Anja Hahn und Ina Schwiening, Sommerzeit ist Urlaubszeit. Es müsste doch jetzt Hochkonjunktur bei Ihnen sein, oder?

Das fängt schon lange vorher an, denn auch Assistentinnen haben einen berechtigten Anspruch auf Urlaub. Doch gerade die Zeit davor stellt die Nerven aller Beteiligten oft auf die Probe. Sie muss sich mit Ihren Kolleginnen einigen, häufig sind schon viele Kompromisse nötig.

Warum ist dies Ihrer Erfahrung nach so?

Intern steht in den seltensten Fällen eine Springerin zur Verfügung, die eine Urlaubsvertretung voll und ganz übernehmen kann, ohne ihre eigentlichen Aufgaben zu vernachlässigen. Oft kommt es deshalb zu großen Diskussionen, die dann nicht einmal zu dem gewünschten Erfolg führen.

Geht es nicht ein paar Wochen auch mal mit weniger Personal?

Eine Urlaubsvertretung ist in den meisten Assistenzpositionen aus unserer Sicht unerlässlich, um die Firma weiterhin aufrechterhalten zu können. Das gilt gerade in der Sommerzeit, wenn mehrere Kollegen im Urlaub sind.

Wie können sich Unternehmen hier besser aufstellen?

Generell gilt, dass eine Vertretung gut organisiert und vorbereitet werden sollte, damit es während der Abwesenheit reibungslos läuft. Dies setzt je nach Umfang der Tätigkeit einen hohen Zeiteinsatz voraus, denn schließlich läuft bei beiden Kolleginnen parallel das Alltagsgeschäft weiter.

In den skizzierten Fällen sind bereits vor Urlaubsantritt zwei Positionen nicht mit voller Arbeitskraft besetzt. Was ist dann zu tun?

Diese Konstellation kann man sich ersparen, indem man frühzeitig eine externe Kraft zur Vertretung findet. Eine generelle Einarbeitung kann schon weit vor dem geplanten Urlaub stattfinden. Die tatsächliche Übergabe bindet dann nur die operative Arbeitskraft der in den Urlaub gehenden Kollegin. Es ist für beide Seiten – Assistentin und Chef – entspannter, wenn ein Großteil der Aufgaben auch in der Urlaubszeit nicht zum Erliegen kommt. Für die Assistentin ist dann die Erholung auch nach dem Urlaub noch von längerer Dauer. Und der Chef muss auf kein gewohntes Zuarbeiten verzichten.

Wie kann man externe Assistentinnen finden?

Alleine in Hamburg gibt es mittlerweile einen großen Kreis  freiberuflicher Assistentinnen. Diese sind über die Handelskammer oder mit eigener Internetrecherche auffindbar. Als kleine Agentur stehen wir unseren Kunden natürlich auch gerne beratend zur Seite und machen uns auf die Suche nach einer passenden Kollegin.

Welche Kosten kommen auf mich zu?

Das ist unterschiedlich und abhängig von Qualifikation, Aufgabenbereich und Dauer des Einsatzes. Generell ist eine Freelancerin nur unwesentlich teurer als zum Beispiel eine kaufmännische Kraft per Zeitarbeit. Auf lange Sicht kann ein Unternehmen aber die anfänglichen Einarbeitungskosten für wiederholte Zeitarbeitseinsätze mit verschiedenen Kolleginnen minimieren. Denn wenn eine eigearbeitete Freelancerin immer wieder zum Einsatz kommt, ist letztendlich ein neues, wenn auch immer nur zeitlich begrenztes, Teammitglied gefunden.

 

Ihr Mehrwert

HAMBURG schnackt! – User können sich eine kostenfreie Erstberatung zum Thema Planung und Organisation von Urlaubsvertretungen einholen. Eine e-Mail an Anja Hahn und Ina Schwiening bringt Sie voran.

 

 

Foto: elnaritz-Fotolia.com

4. Juli 2018 von Redaktion

Kategorien: Entscheider, Hamburg berät, Unternehmenslust

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