Büro 4.0 – Die Suche nach dem papierlosen Glück
Die digitale Transformation ist in aller Munde, Digitalisierung fast schon ein Modebegriff. Aber ist sie auch wirklich in den Büros angekommen? Bereits vor ungefähr zehn Jahren, zu Beginn meiner Selbstständigkeit, habe ich immer wieder gehört, dass das Büro doch papierlos werden solle und die Digitalisierung den Weg dafür ebne. Wenn ich heute zurückdenke, dann ist mir im Laufe der vergangenen Jahre kaum ein Unternehmen begegnet, welches papier- und aktenlos arbeitet. Woran liegt das?
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier
Vielleicht kennen Sie es selbst: Es ist schön, etwas in der Hand zu haben, oder? Auch das Gefühl, einen Berg Papier abgearbeitet zu haben, ist irgendwie anders als das Wegsortieren von E-Mails. Vermutlich ist es eine Generationenfrage, wer sich am papierlosen Schreibtisch und mit reiner Cloud- oder Serverablage wirklich wohlfühlt. Da der Gesetzgeber inzwischen das „papierlose“ Büro zulässt, sollten wir „alten Gewohnheitstiere“ damit anfangen, uns umzustellen.
Digitale Buchführung – was passiert mit meinem Originalbeleg?
Vor einigen Jahren war es noch undenkbar und digitale Buchführung im Prinzip doppelte Arbeit. Angefangen beim Scan der Belege, der bestimmte Voraussetzungen erfüllen muss, damit er vom Steuerberater anerkannt wird. Oder ein Beleg, der per E-Mail verschickt wird, muss mit einer elektronischen Signatur versehen sein. Heute scheint es etwas einfacher zu sein. Viele Buchhaltungsprogramme, allen voran Datev, ermöglichen es mittlerweile, dass Sie Ihre Belege hochladen und Buchungen online durchführen können.
So sollten Sie doch in der Lage sein, Ihr Ziel „Das papierlose Büro“ zu erreichen? Weit gefehlt, denn neben der digitalen Ablage, die für digital erhaltene Belege Pflicht ist, müssen Sie als UnternehmerIn auch weiterhin steuerlich relevante Unterlagen zehn Jahre archivieren.
Die digitale Ablage
Manch einer mag denken, das papierlose Büro helfe auch bei der eigenen Strukturierung, denn es fielen ja keine Papierberge mehr an. Leider erweist sich dies häufig als Trugschluss. Denn wenn der Posteingang überquillt und es fast unmöglich wird, den Überblick über noch zu erledigenden Themen zu behalten, dann ist die Suche nach der einen bestimmten E-Mail digital fast schwieriger als in einem Stapel Papier.
Daher empfehlen wir Ihnen eine gut strukturierte Ablage zu schaffen, die idealerweise identisch in Ihrem Mail-Postfach, auf Ihrem Server und im Aktenschrank zu finden ist. Wie schon angemerkt, gilt zudem die Aufbewahrungspflicht auch für Digitales und sollte nicht vernachlässigt werden.
Tipps für die (digitale) Ablage
Verschiedene Anbieter unterstützen mit der passenden IT, zum Beispiel www.elooffice.com. Eventuell entscheiden Sie sich auch für eine Systemablage wie die von Mappei.
Mehrwert für Sie
Mit dem Stichwort „Hamburg schnackt“ können Sie sich eine Fragestellung zum Thema Digitales und Papierloses kostenfrei telefonisch beantworten lassen. Eine E-Mail an die Expertinnen bringt Sie voran, analog wählen Sie 040 – 223 660 720.
Im nächsten Beitrag lesen Sie Büro 4.0 – Ihre virtuelle Assistenz.
Die Expertinnen der Reihe Büro 4.0
Ina Schwiening
Ina Schwiening ist Gründerin und Inhaberin der Firmen Sekretariatservice Hamburg und smartoffice concept. Beide Dienstleistungsunternehmen sind spezialisiert auf die Themen Office-Management, Bürostrukturierung und -organisation sowie Personalvermittlung im Assistenzbereich. Ihre jahrelangen Erfahrungen als Vorstandsassistentin mit Führungsverantwortung für Assistentinnen und im Bereich Personalentwicklung nutzt Ina Schwiening seit 2007, um Ihre Kunden in allen Bereichen rund um das Büro zu unterstützen und zu entlasten. Darüber hinaus strukturiert sie in selektierten Privathaushalten die Buchhaltung und die Organisation der privaten Finanzen.
ANJA HAHN
Anja Hahn ist Gründerin und Inhaberin der Firmen office position und smartoffice concept. Beide Dienstleistungsunternehmen sind spezialisiert auf die Themen Office-Management, Büro-Organistaion, Executive Virtual Assistant Services und Personalvermittlung im Assistenzbereich. Neben Lehrbuchmethoden zur Organisation hat Anja Hahn zahlreiche Erfahrungen auf verschiedenen Hierarchieebenen und in unterschiedlichen Unternehmensgrößen im operativen Assistenz- und Sekretariatswesen gesammelt. Seit zehn Jahren unterstützt und berät Sie mit Ihrem Team nun sowohl kleine und mittelständische Unternehmen, als auch viele Freiberufler in allen Belangen eines organisierten und gut besetzten Backoffices.
Titelfoto: Ina Schiening © office position
4. April 2018 von RedaktionKategorien: Entscheider, Hamburg arbeitet, Unternehmenslust
Schlagworte: Anja Hahn, digitale Ablage, Digitalisierung, Führungskraft, Ina Schwiening, office position, papierloses Büro, Projektmanagement, smartoffice concept, Tools, Unternehmensführung
