Hilfe bei der Büro-Organisation
Wer kennt es nicht: Das Telefon klingelt unentwegt, die E-Mail-Flut nimmt überhand und Kunden und Mitarbeitende wollen am liebsten gleichzeitig ihre Anliegen erledigt haben. Dabei soll gleichzeitig der Überblick behalten und auch noch Zukunftsstrategien für das Unternehmen entwickelt werden? Gar nicht so leicht! Neu gedachte Projekte versickern schnell im „das machen wir mal, wenn wir Zeit haben“ und so bleibt die Weiterentwicklung des Unternehmens oft auf der Strecke.
Externes Office-Management – hier laufen die Fäden zusammen
Abhilfe schafft Yvonne Grünewald als temporäre oder auch dauerhafte externe Office Managerin. Sie übernimmt die Aufgaben als Aushängeschild eines Unternehmens, ist oft erste Ansprechpartnerin für alles Dringende. Sie ist Bindeglied zwischen Unternehmensleitung und Mitarbeitern und zuständig für die effiziente Gestaltung von Arbeitsabläufen und Büroorganisation. Die Expertin hat Einblick in alle Bereiche des Unternehmens und behält dabei stets den Überblick, denn sie ist für das reibungslose Funktionieren aller Tätigkeiten im Büroalltag verantwortlich. Auf ihrem Schreibtisch laufen die Fäden zusammen. Diese Position ist verantwortungsvoll und auch sehr spannend, professionelle Kommunikation, das A und O.
Welchen Stellenwert hat die Büro-Organisation in der Zukunft, Yvonne Grünewald?
Der Stellenwert eines guten Office Managements ist heute wichtiger denn je, besonders wenn es um die Umsetzung von New Work geht. Mit der Globalisierung und Digitalisierung ist der Wandel in eine neue Organisationsform unabdingbar für das Bestehen eines Unternehmens. Konservative und zu „langsame Strukturen“ müssen immer mehr über Bord geworfen und neu gedacht werden, um sich den Herausforderungen zu stellen und neue Möglichkeiten zu erschließen. Die Office-Managerin behält auch hier den Überblick. Sie hilft auch dann, wenn Strukturen für ein effizienteres und moderneres Arbeiten optimiert werden sollen.
Warum ist dabei eine externe Management-Unterstützung von Vorteil?
Für eine externe und freie Mitarbeiterin entstehen keine weiteren Personalkosten. Die Rechnung kann voll abgesetzt werden. Das ist für den Kunden sehr bequem und unkompliziert. Trotzdem gehört man zum Team. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das unglaublich praktisch, da die Kosten überschaubar bleiben, es wird abgerechnet was geleistet wird. Für große Unternehmen oder Konzerne bietet sich der Vorteil, dass externe Mitarbeiter in der Regel nicht tarifgebunden sind. Flexibilität ist unkompliziert möglich.
Externes Office Management macht auch dort Sinn, wo eine Stelle spontan interimistisch besetzt werden muss, bis zum Beispiel eine Nachfolge gefunden ist oder auch nur für ein bestimmtes Projekt mit übergreifenden Strukturen.
Als Expertin mit langjähriger Erfahrung blicke ich von außen auf die Situation und erarbeite gemeinsam mit dem Kunden die Lösung des Knotens.
Wer sind Ihre Kunden?
Meine Kundenstruktur ist vielfältig und branchenübergreifend. Zu den größten Zielgruppen gehören Geschäftsführungen im Mittelstand sowie große Vereine und Verbände, bei denen die Geschäftsstellenleitungen alle administrativen Angelegenheiten abdecken und die Verbindung nach draußen sichern müssen.
Auch Privatiers, die bei der Verwaltung ihrer Angelegenheiten auf eine diskrete und professionelle Hilfe bauen, gehören ebenso dazu, wie Firmen, deren operatives Geschäft nicht mehr aktiv ist, bei denen dennoch ein Verwaltungsaufwand anfällt.
Welche technischen Tools helfen da in der Zukunft zusätzlich?
Besonders leistungsstarke Tools in den Bereichen Organisationsvereinfachung sind Trello, asana und natürlich alle gängigen Microsoft-Produkte wie Teams und OneNote. Cloud-basierte Sharepoints wie z.B. Nextcloud oder GoogleDrive sorgen für die reibungslose digitalisierte Verwaltung von Unterlagen. In einigen Firmen macht ein gutes CRM-Programm zusätzlich großen Sinn zur Verwaltung von Kundendaten.
Auf welche Softskills gilt es bei der Wahl der externen Management-Unterstützung zu achten?
Das schnelle Auffassungsvermögen steht an erster Stelle, denn es geht darum, dem Kunden schnelle Hilfe und Entlastung zu bieten. Selbstredend ist da natürlich das Thema Zuverlässigkeit und Loyalität, denn es geht immer um sensible Aufgaben und Daten. Menschenkenntnis, Empathie, Stressresistenz dürfen ebenso ausgeprägt sein wie Nerven- und Kommunikationsstärke.
Kommt dann das technische Wissen hinzu über Tools, die Ihnen als Kunden auf dem Weg in die Zukunft Erleichterung bringen, haben Sie eine perfekte Unterstützung – und die Büro-Organisation auch dann gesichert, wenn zum Beispiel einmal wieder Lockdown ist.
Mit dem Stichwort „Hamburg schnackt!“ erhalten Interessierte Impulse und eine telefonische Beratung zum Thema Optimierung des Office-Managements. Per E-Mail erreichen Sie Yvonne Grünewald – ihr Credo: lösungsorientiert, unkompliziert und effektiv!
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Foto: Yvonne Grünewald, GMS-Grünewald Management-Service © Michael Nehrmann
3. Januar 2024 von RedaktionKategorien: Entscheider, Hamburg berät, Unternehmenslust
Schlagworte: Büro-Organisation, Büro-Service, Führungskraft, GMS-Grünewald Management-Service, Management-Tools, Sekretariats-Optimierung, Vertretung, Yvonne Grünewald
